A importância do controle dos custos

A história de sucesso quer seja de uma grande empresa, um negócio individual (MEI), familiar ou individual (EIRELI),  depende de uma série de fatores, entre os quais poderia destacar:

• Aceitação pelo mercado daquilo que é oferecido, ou melhor, ainda quando os consumidores entendem que aquele produto é necessário às suas atividades, consumo ou lazer.
• Aptidão, muito trabalho e dedicação dos empreendedores e seus colaboradores;
• Planejamento e visão das ameaças e oportunidades – Manter o foco nas oportunidades e atenção nas ameaças;
• Quantidade de potenciais clientes: quanto maior a quantidade de potenciais clientes, mais oportunidades. Quanto maior concentração, menor poder de negociação, portanto, maior dependência;
• Transmissão de valores éticos e comportamentais dos envolvidos (exemplos práticos). A empresa é o que seus clientes veem/sentem;
• Capacidade de adaptação, modernização e diversificação – acompanhar mudanças com a velocidade requerida;
•  Adequação às normas legais, sanitárias e ambientais – minimizar riscos de ações fiscalizatórias;
• Histórico e mensuração rígida das despesas e dos custos;
• Etc.

Vejam que existem muitos fatores que podem determinar o sucesso ou o fracasso de qualquer negócio, independentemente do seu tamanho. Vale e também é muito importante para os produtores rurais.

Neste ano, vivemos mundos absolutamente distintos decorrentes das medidas de combate à pandemia, onde determinados segmentos de atuação podem estar sendo até beneficiados, porém existem outros, que estão sendo duramente afetados e muitas empresas, infelizmente, desaparecerão. Por mais triste que sejam as perspectivas, muitas iniciativas que são resultado dos esforços de uma ou mais gerações desaparecerão, por consequência de uma causa até então jamais imaginada (casos fortuitos sobre os quais não temos controle).

É neste cenário que gostaria de destacar a necessidade de desenvolvermos modelos eficientes de controle e demonstrativo dos custos e margeamento do nosso negócio. Diria mais, que não basta ter o controle dos custos, precisamos demonstrar estes custos e suas variações históricas, de tal forma que as pessoas que necessitam entender estas contas, tenham clareza de que seus atos ou decisões impactam nos custos. As decisões serão assertivas, quando os problemas forem claros e mensuráveis.

Qualquer empresa ou produtor com um pouco de esforço e determinação, consegue criar uma planilha de controle onde, mês a mês, registra seus custos, despesas, receitas e investimentos, depois é só criar um histórico comparativo, e gastar um pouco de energia para fazer este comparativo das suas próprias planilhas ao longo do tempo e, primordialmente, ter uma referência para que se possa avaliar de forma comparativa. Vale sempre o questionamento: mesmo estando bem, como estou com relação à minha referência? A minha evolução é melhor, igual ou pior aos demais que atuam no mesmo segmento? Óbvio que o mesmo vale para as receitas.

Importante lembrar também que quem determina os preços de venda daquilo que produzimos é o mercado, e se não tivermos capacidade de acompanhar o mercado, estaremos fadados ao fracasso. De outro lado, nós temos condições de monitorar nossos custos e, ainda mais importante, quando temos o histórico destes custos registrados e abertos, conseguimos com clareza entender suas variações e então, agir para obtermos a maior rentabilidade possível daquilo que nos propomos a fazer ou produzir.

A busca por melhorar a eficiência e reduzir os custos é a mola propulsora do sucesso de qualquer iniciativa, e NÃO existe genialidade neste quesito. O que se exige em relação ao controle dos custos e despesas é determinação, monitoramento constante e participação de todos para se evitar desperdícios, desorganização e descontroles.

Ao implantarmos controles abertos com informações que possibilitem análises da evolução histórica das nossas despesas e custos, aumentaremos significativamente nossas chances de sucesso.

Finalmente, tão importante quanto acompanhar nossos custos e despesas, especialmente quando nossos custos têm variáveis sobre as quais não temos domínio, como variação da moeda, onde o real tanto pode se valorizar ou se desvalorizar em relação à outras moedas (dólar, euro, etc.), devemos então,  acompanhar a evolução da nossa margem de rentabilidade, e assim, aproveitar as oportunidades que surgem.

Exemplo prático: Os insumos para a cultura da soja têm normalmente seus preços vinculados ao dólar americano, uma vez que seus princípios ativos quase sempre são importados. De outro lado, a soja também tem cotação que utiliza a Bolsa de Chicago, portanto, também é cotada em dólar e ainda incide prêmio que pode ser positivo ou negativo, mais custo de logística, porto, etc. Neste caso, vamos verificar que, tanto os nossos custos sofrem variações em função da cotação do dólar ou euro, etc., assim como os preços de venda da nossa produção que são atrelados ao dólar. Neste caso, acredito que a melhor opção é sempre analisarmos as margens de ganho comparativas, assim conseguiremos, com segurança, travar operações futuras, assegurando  margem de ganho que nos interessa. Sendo assim, acompanhar os custos continua sendo importante, porém,  as oportunidades de ganho oferecidas vão além do seu controle e podem ser muito interessantes.

Existe um ditado antigo que diz “Para aqueles que não sabem para onde querem ir, qualquer caminho serve”. Este mesmo ditado serve para empresários, produtores rurais, prestadores de serviço, etc… Para aqueles que não conhecem seus custos ou não conseguem avaliar sua margem de lucro, qualquer custo, despesa e preço servem e este, seguramente, é o caminho mais rápido para sairmos de negócios onde outros triunfam.

Vamos pensar sobre isso.